Overzicht

Thuiswerken weer de norm: hoe ga je om met de reiskostenvergoeding?

Artikel 30 september 2020 Leesduur: 2 - 3 minuten

Thuiswerken is wederom de norm. Veel werkgevers stellen zich er alvast op in dat thuiswerken ook in het post-coronatijdperk een standaardonderdeel wordt van het nieuwe normaal. Maar wat zijn de verplichtingen van werkgevers voor hun thuiswerkende werknemers? Hoe zit het in die situatie met de uitbetaling van een reiskostenvergoeding? Wij leggen uit hoe het zit!

Gestopt met reiskostenvergoeding?

Door het coronavirus kunnen veel werknemers niet meer fysiek naar hun werk toe en zijn ze gedwongen om thuis te werken. Veel bedrijven zijn daarom gestopt met het uitkeren van de maandelijkse reiskostenvergoeding. Jullie waarschijnlijk ook. En dat is niet zo gek natuurlijk; thuiswerken is weer het uitgangspunt en zoals het er nu naar uitziet zal het nog wel enige tijd duren voordat iedereen weer ‘normaal’ naar kantoor gaat. Daarbij is het vergoeden van reizen die niet gemaakt worden eigenlijk ook vreemd.

Natuurlijk zijn er nog steeds mensen die wel naar kantoor komen. Ze reizen af en toe of zelfs dagelijks, omdat hun werkzaamheden het niet toelaten om thuis te werken. In de praktijk betekent dit vaak dat zij hun gemaakte reiskosten moeten declareren. Maar declareren is voor niemand leuk. Allereerst omdat de medewerker eigen geld moet voorschieten en een declaratie moet indienen. Daarnaast omdat de werkgever de declaratie vervolgens ook nog moet controleren en verwerken. En declaratie verwerken kost al snel €15 per keer, óók als het maar om een bedrag van enkele euro’s gaat.

Wat zijn de mogelijkheden voor werkgevers rondom reiskostenvergoeding en thuiswerken?

Veel werkgevers zien af van een maandelijkse vaste reiskostenvergoeding en kiezen ervoor om de werkelijke kosten op (declaratiebasis) onbelast te vergoeden. Graag vermijd je als werkgever de administratieve rompslomp, maar wil je je medewerkers wel alle vrijheid geven om veilig en flexibel te reizen van en naar hun werk.

Reist je medewerker met het OV?

Met Shuttel reizen je medewerkers met de trein, bus, tram en metro zonder dat ze geld moeten voorschieten. Ze ontvangen een Shuttelkaart waar altijd saldo op staat en kunnen daarmee kiezen voor de voor hen snelste, veiligste, prettigste, schoonste en/of goedkoopste wijze van vervoer. Wij vereenvoudigen het gehele administratieve proces met maximaal fiscaal voordeel. Alle reistransacties worden feilloos online bijgehouden en geadministreerd richting jullie systemen, inclusief verwijzing naar juiste projecten en kostenplaatsen. En medewerkers hoeven reisbedragen nooit meer voor te schieten, waarmee declaraties tot het verleden behoren.

Reist je medewerker met eigen vervoer?

Reizen je medewerkers met eigen vervoer (auto of fiets)? Dan kunnen ze dit eenvoudig vastleggen via de Shuttel App of hun persoonlijke Shuttel Portal. Wij administreren alle gegevens en leveren dit in één verrekenbestand maandelijks bij jou als werkgever aan. Dit verrekenbestand is gemakkelijk in te lezen in jullie pay-roll systeem, zodat de medewerker zijn of haar vergoeding maandelijks ontvangt via zijn/haar salarisstrookje.

Aantrekkelijk werkgeverschap: thuiswerkcompensatie

Nu werknemers voor langere tijd thuis werken, maken ze wellicht ook andere kosten die je in het kader van goed werkgeverschap wilt vergoeden. Het Nibud berekende dat thuiswerken een werknemer gemiddeld 2 euro per dag kost. Kosten voor koffie, elektriciteits-, water-, en gasverbruik. Met Shuttel kunnen je medewerkers eenvoudig vastleggen op welke dagen ze thuis of op kantoor hebben gewerkt. Met eerdergenoemd verrekenbestand geef je een vergoeding voor de gemaakte reis- en/of thuiswerkkosten*.

Alle voordelen op een rijtje:

  1. je beperkt het aantal declaraties tot een minimum;
  2. je vergoedt alleen werkelijk gemaakte reiskosten;
  3. flexibiliteit, gemak en keuzevrijheid voor je medewerkers;
  4. minder administratieve rompslomp: één overzichtelijke factuur;
  5. aantrekkelijk werkgeverschap.

Overweeg je om je mobiliteitsbeleid anders in te richten of heb je vragen over de mogelijkheden van Shuttel binnen jouw organisatie, neem dan gerust contact met ons op. We denken graag met je mee en informeren je graag verder over wat we voor je kunnen betekenen. Bel met ons via 033-303 4600 of mail ons via advies@shuttel.nl.

* Graag willen we je er wel op attenderen dat in de huidige fiscale regelgeving voor werkgevers geen mogelijkheid bestaat om deze thuiswerkvergoeding onbelast te verstrekken aan je medewerkers.